Die Referenzauskunft – ein wichtiges Mosaikstück der Rekrutierung

Bei uns gehen täglich unterschiedliche Bewerbungsdossiers ein. Diese zu prüfen und geeignete Kandidatinnen und Kandidaten zu einem Vorstellungsgespräch einzuladen, gehört zu unserem Kerngeschäft.

 

Im Optimalfall ist keine Referenzauskunft nötig

Von einem Optimalfall in der Rekrutierung sprechen wir, wenn…

… das Bewerbungsdossier vollständig ist und die stellensuchende Person darin wieder zu erkennen ist.

… es uns gelingt, uns im Gespräch ein ganzheitliches Bild von der Person zu machen. Dazu gehört vor allem auch, Informationen über Persönlichkeitsaspekte (Sozial- und Konfliktverhalten, Teamfähigkeit, Loyalität, Leistung usw.) zu erhalten, die nicht direkt aus dem Bewerbungsdossier ersichtlich sind.

… wir bereits während des Gespräches passende Stellenvorschläge machen können. Dazu braucht es eine gute Menschenkenntnis. Nicht nur die Kandidatin oder den Kandidaten müssen wir „spüren“, sondern auch die Bedürfnisse und Wünsche der Firmen kennen.

In einem solchen Optimalfall erachten wir es nicht als nötig, eine Referenzauskunft einzuholen. Es sei denn, dies werde von unserer Kundenfirma erwünscht.

Eine Referenzauskunft holen wir auch ein, wenn wir ergänzende Informationen zur eigenen Wahrnehmung einholen möchten. Damit können allfällige Vorbehalte von einer Drittperson aus dem Weg geräumt oder bestätigt werden. Wichtige Punkte über eine Person in Bezug zu einer Stelle können durch eine Referenzauskunft abgesichert werden. Ein weiteres Ziel ist die Klärung von Fragen, die ein Arbeitszeugnis aufgeworfen hat.

 

Was bei Einholen einer Referenzauskunft beachtet werden muss

In einem ersten Schritt informieren wir unseren Kandidaten, dass wir eine Referenzauskunft einholen möchten. Wir achten darauf, dass uns der Kandidat eine sorgfältig ausgewählte und zur fraglichen Stelle passende Referenzperson angibt. Diese Person muss vom Kandidaten selbst informiert werden und er muss ihr erlauben, dass sie Auskünfte über ihn geben darf.

Aus Datenschutzgründen dürfen wir keine Auskunft verlangen, wenn wir die Referenzperson persönlich kennen.

Auch nicht erlaubt ist uns das Einholen von Informationen über religiöse, weltanschauliche, politische oder gewerkschaftliche Ansichten des Kandidaten, Gesundheit, Intimsphäre oder Rassenzugehörigkeit, Massnahmen der sozialen Hilfe oder administrative und strafrechtliche Verfolgungen.

Der Kandidat hat immer das Recht, zu erfahren, wem die Referenzperson welche Auskünfte erteilt hat.

 

Ablauf und Fragen bei einer Referenzauskunft

Bevor wir eine Referenzauskunft einholen, bereiten wir das Gespräch immer genau vor.

Einstieg / Legitimation

Wir stellen uns vor und prüfen gegenseitig die Legitimation für die Auskunft. Wir prüfen den Bezug der Referenzperson zum Kandidaten und weisen darauf hin, dass wir die Berechtigung für eine Auskunftseinholung vom Kandidaten erhalten haben.

Grundsatzfragen

Was war sein Arbeitsgebiet und sein Tätigkeitsfeld?

Warum hat er die Firma verlassen?

Fachliche Fragen zur Person

Welche Kompetenzen, welche Verantwortung hatte er? Erfahrungen damit?

Fachliche Stärken und Schwächen (evtl. Qualifikationen)?

Seine Motivation zu einer Weiterbildung?

Seine grössten Erfolge und Misserfolge?

Hatte er eine Führungsposition? Wenn ja, wie ist ihm das gelungen? Wen führte er?

Zukünftige Tätigkeit

Wir beschreiben die vorgesehene Tätigkeit kurz und fragen, ob der Kandidat die richtige Person dafür wäre und warum.

Fragen zu Verhalten und Persönlichkeit

Gab es Probleme mit dem Kandidaten? Welche?

Wie sah es mit Krankheitsabsenzen aus? Welche Art und wie oft?

Fragen zu Teamfähigkeit, Diskretion, Flexibilität, Beliebtheit bei Vorgesetzten und Mitarbeitenden, Stärken und Schwächen, Einstellung gegenüber Unternehmensentwicklungen.

Schlussfragen

Würden Sie diese Person wieder einstellen? Warum? Warum nicht?

Wenn ja: In der gleichen Funktion?

Was sollte ich sonst noch Wichtiges über die Person erfahren?

 

Die Referenzauskunft sehen wir als wichtiges und letztes Mosaikstück bei der Rekrutierung. Es hilft uns bei der Entscheidung, ob und wo die Möglichkeit besteht, den Kandidaten zu vermitteln.